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合理书写英文邮件,有效定位目标客户--作者:田辉

天津滨海职业学院       天津       300451

摘要:本文旨在通过写作结构的布局和英语语言的使用多层次、多角度的探析如何通过合理书写英文邮件,引起目标客户的兴趣、满足他们对商品的需求,从而有效的定位到目标客户,为进出口双方未来建立起长期深入的合作关系打下良好的基础。

 

关键词:书写英文邮件;定位目标客户;客户需求和兴趣;商品进出口

 

在国际贸易或商务活动中,定位目标客户并与之建立长期稳定的商务合作关系是促进国际贸易和交流、促使各方互利多赢的基础。通过书写行之有效的英文邮件、抓住目标客户的需求和兴趣点,进而与目标客户建立起商务合作关系,从而开启双方国际贸易或商务活动的起点,是非常重要的一个手段和工具。

在高职商务英语、国际商务、跨境电商等专业,外贸英语函电或商务英语写作等相关课程中,都会涉及寻求目标客户、书写英文邮件、建立商业关系的主题。 本文旨在通过分析英文邮件的书写技巧和方法,进而有效的吸引到国外目标客户,从而建立起跨境的商务关系。

一般来说,寻求目标客户,既有出口商寻找进口商、推介己方公司和产品的形式,也有进口商寻求出口商、寻找商品资源和合作的形式。在寻找目标客户并与之建立商业关系的过程中,以上两种形式的书写方法比较近似,这里以出口公司寻找进口公司的英文邮件为例。

一、写作结构的布局

定位目标客户的英文邮件在写作结构的布局上需要注意以下几个方面:

1. 信息来源可靠

给陌生的国外客户第一次发邮件,为了取信于目标客户,一般发件人会在邮件开始时提及己方是通过何种渠道了解到对方信息的。例如:通过对方国家驻本国的大使馆的商务参赞处了解到了对方进口商的信息;通过对方国家商会或行业协会了解到对方主要经销哪类商品;通过往来银行介绍知道了对方的信息;或者通过商品交易会或展会了解到对方公司情况等。

通过介绍可靠的信息来源,对方的收件人会更加重视这封发来的邮件,在邮件往来之间增加了双方建立起合作关系的机会。

2. 内容重点突出

希望与目标客户建立起商业关系,则发件人需要对己方公司和己方生产销售的产品、提供的服务做出重点介绍。

其中,在介绍己方公司时,需重点强调公司成立的时间和地点,以突出公司的经营历史和主要活动区域;强调公司在业界的地位和口碑,以突出公司的经营实力;强调公司的主营商品,包括商品的种类、生活工艺、质量监督、价格范围、售后服务,以突出产品的特色和优势;强调产品的销售量和顾客评价,以突出产品的销售情况和受欢迎程度。

3. 吸引客户兴趣

在介绍己方公司和产品时,吸引客户兴趣、满足客户需求也是很重要的一个书写方法。因此,在这封邮件书写之前,对目标客户进行初步了解和调研、分析其主要需求和采购意愿是很重要的。

(1)调研客户需求

需要调研作为进口公司的目标客户其市场上对己方公司产品的需求数量、需求的价格区间、需求的颜色、规格、质量等级、对产品技术含量的需求、对产品各种功能的需求、以及售后服务的需求等。

(2)满足客户需求

调研完目标客户的需求后,将客户需求与己方产品进行匹配,主要看己方产品能满足客户哪些方面的主要需求,尤其是产品功能、价格、质量、数量和售后服务等。然后,针对客户的主要核心需求,重点介绍己方产品的这些特点,一下子抓住目标客户的注意力和兴趣。

(3)激发客户兴趣

除此之外,也可以通过介绍己方产品的特别优势和特点,培养和激发目标客户潜在的、未被发现的兴趣和需求。尤其是产品运用的新技术、拥有的新功能等。

4. 随附详细资料

在重点介绍了己方公司和商品、激发了客户兴趣之后,为了使目标客户更完整、清晰的了解我方生产或销售的商品,一般发件方会随附公司和己方产品的详细资料,包括商品的目录、样品册、产品介绍或使用说明、以及己方公司的宣传手册等,便于收件的客户对讨论的商品有全方位的了解,清晰地知道自己感兴趣的商品种类、规格、功能、质量、以及价格区间等。同时对于发件公司的文化、业务范围、发展前景、客户群体等也有一个更详细的了解。

5. 期待客户回复

在重点介绍、吸引客户,以及随附详细资料、全方位覆盖和满足客户需求的之后,发件方此时需要诚挚的表达期待目标客户回复、有意愿与对方建立长期稳定的合作。

总之,这样一封介绍重点突出、随附资料详细、吸引客户兴趣、满足客户需求的英文邮件,一定能够吸引来对方目标客户的回复邮件,在相互了解、一来一去的邮件交流中,双方会逐渐建立起稳定的商业关系,进而对商品的进出口和国际贸易打下坚实的基础。

二、英语语言的使用

1. 英语专业术语的使用

在书写定位目标客户、建立商业关系的英文邮件中,会根据不同的书写目的, 使用到不同类别的专业英语术语。例如:

(1)国外机构的名称

在给国外的目标客户写邮件、提到信息来源时,一般会使用到国外的一些常见机构名称。例如:大使馆Embassy、商务参赞处(Commercial Counselor’s Office)、商会(Chamber of Commerce)、行业协会(Chamber of industry)、银行(bank)等。

常见的例子包括:Commercial Counselor’s Office of American Embassy in China (美国驻中国大使馆的商务参赞处)、Chamber of Commerce in Britain (英国商会)、Chamber of Automobile industry in Germany(德国汽车行业协会)、Hongkong and Shanghai Banking Corporation, New York Branch, USA(汇丰银行美国纽约分行)等。

(2)商品的名称

在出口公司发英文邮件给国外的进口公司介绍己方商品时,各个类别商品的专有名称都有可能被提到,例如:textiles(纺织品类), clothing(服装类), toys(玩具类), shoes(鞋类), decorative objects(装饰品类), automobiles(汽车类), electronic products(电子产品类), mechanical products(机械产品类), building products(建筑产品类), foodstuff(食品类), cosmetics(化妆品类), medicines(药品类)等。

除了商品的大类被提到外,具体的商品名称也常常会被提到。例如:computer(电脑), emulsion paint(乳胶漆), refrigerator(冰箱), Christmas tree(圣诞树), silk blouse(女士丝绸衬衣), running shoes(跑鞋), Benz(奔驰汽车), edible oil(食用油), fruit juice(果汁), treadmill(跑步机), Quick acting heart reliever(速效救心丸), lipstick(口红)等。

(3)商品的参数

在介绍商品时,一些常见的参数会使用到,例如:name of commodity(品名), ingredients(成分), manufacturing techniques(生产工艺), model(型号), specification(规格), size (尺码),color(颜色),  pattern(图案), catalogue(目录), price list(价目表), sample(样品) booklet(使用手册), leaflet(活页宣传册)等。

除此之外,一些特定的商品还有一些特定的参数,例如:手机的像素 (pixel)、分辨率 (resolution)、电池容量 (battery capacity);汽车的油耗 (fuel consumption)、发动机型号 (engine type)、轴距 (wheel base);电脑的显示器 (monitor)硬盘 (hard drive)显卡 (video card)等。

(4)公司的参数

在公司介绍时,也会使用到一些常用的专业术语, 例如:establishment(公司的成立)、scale(规模)、business tenet(经营理念)、business line(经营范围)、brands(品牌)、turnover(营业额)、research and development(研发)、credit standing(信用状况)、financial standing(财务状况)等。

2. 英语固定句型的使用

在书写定位目标客户的英文邮件时,无论是说明己方的信息来源、想与对方建立商业关系的意愿、介绍己方的公司、介绍己方的产品、随附公司和商品的详细资料,还是期待对方的回复,这样的表达目的都有特定的英语句型。使用固定模式的英语句型表达特定的目的,是书写定位目标客户的英文邮件时的一大特色。举例如下:

(1)We have obtained your name and address from the Commercial Counselor’s Office of American Embassy in China.(我们从美国驻中国大使馆的商务参赞处获知了贵公司的名称和地址)

(2)We are writing to you in the hope of establishing business relations with you on the basis of equality, mutual benefit and exchanging what we have for what we need. (我们写信给贵方希望与你们在平等互利、互通有无的基础上建立起商业关系)

(3)As a private-owned company headquartered in Shanghai, we mainly deal in the manufacture and export of silk blouses for more than 20 years.(做为总部坐落在上海的一家私有企业,我们过去20多年主要致力于女士丝绸衬衣的生产和出口)

(4)We have enclosed our latest catalogue about silk blouses and a booklet introducing our company in detail. (我们随函附上了我们关于女士丝绸衬衣最新的目录以及包含有我公司详细介绍的一本小册子)

(5)We look forward to a long and mutually beneficial relation with you in the future. (我们期盼着未来能与贵公司能有长久和互利的合作关系)

3. 英语特定段落的书写

在书写定位目标客户的英文邮件时,最难书写的部分是介绍己方的产品。出口方向国外公司发送英文邮件时,每家公司的产品是不同的。如何很好的介绍己方商品的特色和独特的优势、如何激发对方客户的兴趣、从而满足对方客户对商品的需求,都需要在这个特定的段落书写出来。

商品的英文介绍没有固定的模式,但是不同的商品需要抓住自身最突出的参数和特色进行介绍,这是不变的法则。例如:

(1)The raw material of Haihe milk comes from the green milk source base of the national class. From entering the manufacturing equipment to going into the terminal market, it only uses 6 to 8 hours. (海河牛奶的原料来自于国家级的绿色奶源基地。从进入加工设备到投入终端市场仅需68小时)

(2) The biggest breakthrough of CLEAR is “Vita mineral group”. This new technology has obtained global patent and passed clinical test validation, which registered intellectual property rights for “Vita mineral group”.(“清扬”的最大突破是“维他矿物组”。这种新技术获得了全球专利、通过了临床试验验证,注册了“维他矿物组”的知识产权)

(3)Besides business gifts as the flagship products of the company, commercial gifts, including company badges, ceramics, calendars, crystal trophy, crystal ashtray, notebook, Zippo lighters, card, wine, teapot, tea, calligraphy and painting, etc, are sold well. 除了作为公司旗舰产品的商务礼品,还有一些商业礼物也有很好的销售,例如:公司徽章、陶瓷制品、台历、水晶奖杯、水晶烟灰缸、笔记本、打火机、贺卡、葡萄酒、茶具、茶叶、书法和绘画等

(4)This tea is a hand-plucked, unblended, high grown tea brought to you garden fresh from a single estate, Mackwoods Labookellie Estate, one of Sri Lanka’s finest Tea Gardens situated approximately 2000 meters above sea level in the misty hills of Nuwara-Eliya. (这种茶叶系从位于海拔2000多米、多雾的Nuwara-Eliya山上斯里兰卡最好的茶园之一--Mackwoods Labookellie茶园--这一单一茶园里植株很高的茶树上人工新鲜采摘、未混合的一种茶叶)

5Pillowcases are of four patterns such as Cartoon design, design of flowers and birds, landscape design, and character design. Besides, the sizes are divided into 45*70cm and 70*90cm. (枕套有四种图案:卡通设计、花鸟设计、山水设计、人物设计。除此之外,尺码可分为45*70 厘米and 70*90厘米

以上五种产品分别侧重介绍了产品的奶源和生产工艺、产品的技术专利、种类、产地、产品的图案和尺码等,都在产品的不同侧面的引起了客户的兴趣。

总而言之,通过合理书写英文邮件,有效的定位到目标客户,与之建立起长期的商业关系,为之后进出口双方在商品的进一步询盘、报盘、下订单和签合同等一系列双方的深度合作方面打下了良好的基础。

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